Datenschutzerklärung

Stand: 15. September 2026

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir darüber, wie personenbezogene Daten bei der Nutzung von ZekaBooking verarbeitet werden.

1. Verantwortlicher

2. Rollen bei einer Terminbuchung

ZekaBooking stellt Betrieben eine technische Plattform zur Verwaltung und Online-Buchung von Terminen bereit. Für die Verarbeitung der Daten im Zusammenhang mit einer konkreten Dienstleistung und deren Durchführung ist grundsätzlich der auf der Buchungsseite bezeichnete Betrieb verantwortlich.

Soweit ZekaBooking Termin- und Kundendaten nach Weisung dieses Betriebs verarbeitet, erfolgt dies als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Für eigene Plattformkonten, Sicherheit, Abrechnung, Support und den Betrieb von ZekaBooking sind wir selbst Verantwortlicher.

3. Aufruf der Website und Server-Protokolle

Beim Aufruf unserer Seiten werden technisch erforderliche Daten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, Referrer, Browser- und Geräteinformationen sowie HTTP-Status. Dies ist erforderlich, um die Website auszuliefern, Fehler zu erkennen und Angriffe abzuwehren.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren, stabilen und nachvollziehbaren Betrieb der Plattform. Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Fehleranalyse und Sicherheit erforderlich ist, sofern keine längere Aufbewahrung wegen eines konkreten Sicherheitsvorfalls notwendig ist.

4. Kontakt und Support

Bei einer Kontakt- oder Supportanfrage verarbeiten wir die angegebenen Kontaktdaten, den Inhalt der Nachricht und die für die Bearbeitung erforderlichen technischen Informationen.

Rechtsgrundlage ist je nach Anlass Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für vorvertragliche oder vertragliche Anfragen beziehungsweise Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO für allgemeine Kommunikation und Support. Anfragen werden nach Abschluss der Bearbeitung gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Nachweisinteressen entgegenstehen.

5. Benutzerkonten, Anmeldung und Verifizierung

Für Benutzerkonten verarbeiten wir insbesondere E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Namen, Verifizierungsstatus, Rollen, Anmelde- und Sicherheitsinformationen sowie gegebenenfalls Telefonnummer und Profildaten. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert.

Die Verarbeitung ist für Registrierung, Anmeldung, Kontosicherheit und die Bereitstellung der gebuchten Funktionen erforderlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; Sicherheitsprotokolle können zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO beruhen.

6. Optionaler Google-Login für Endkunden

Soweit der Google-Login aktiviert und von dir ausgewählt wird, erhalten wir von Google die für die Anmeldung freigegebenen Kontodaten, insbesondere eine eindeutige Anbieterkennung, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Namen oder Profilbild. Google erhält dabei Informationen über den Anmeldevorgang.

Anbieter ist Google Ireland Limited, Dublin, Irland. Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung der von dir gewählten Anmeldung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Weitere Informationen findest du in der Datenschutzerklärung von Google.

7. Geschäftskundenregistrierung und Vertragsverwaltung

Bei der Registrierung eines Betriebs verarbeiten wir insbesondere E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname, Unternehmensname, öffentlichen Namen, Branche, Buchungslink, Telefonnummer, Geschäftsanschrift, gewähltes Paket, Einwilligungs- und Vertragsnachweise sowie Angaben für Rechnungen und Vertragsverwaltung.

Die Verarbeitung dient der Vertragsanbahnung, Einrichtung und Durchführung des ZekaBooking-Vertrags einschließlich Testphase, Abrechnung, Rechnungen, Support und Kündigung. Dazu können auch Vertrags- und Nutzungsmetadaten wie aktuelles Preisband, konfigurierte Funktionskontingente, Nutzungszähler, Abrechnungs- bzw. Nutzungszeitraum sowie technische Versand- und Statusdaten verarbeitet werden, soweit dies zur Anzeige und Durchsetzung vereinbarter Paket- und Kontingentgrenzen erforderlich ist. Für die reine Kontingentberechnung ist keine inhaltliche Auswertung von Nachrichten erforderlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO; soweit technische Nachweis-, Missbrauchs- oder Sicherheitszwecke betroffen sind, kann ergänzend Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO einschlägig sein. Handels- und steuerrechtlich relevante Unterlagen werden für die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen gespeichert.

Bei einem Vertrag mit gespeichertem Monatspreis und gespeicherter Einrichtungsgebühr von jeweils 0,00 verlangen und verarbeiten wir für die Begleichung der ZekaBooking-Nutzungsgebühr keine Bank- oder Kartendaten als Zahlungsmittel. Rechnungs- und Unternehmensdaten können dennoch für Vertragsnachweis, Rechnungsstellung und gesetzliche Aufbewahrungspflichten erforderlich sein. Wird künftig ausdrücklich eine entgeltliche Nutzung vereinbart, verarbeiten wir Zahlungsdaten nur, soweit sie für die gewählte Zahlungsart erforderlich sind.

Cloudflare Turnstile zum Schutz der Registrierung

Auf der Geschäftskundenregistrierung setzen wir Cloudflare Turnstile ein, um automatisierte Eingaben, Spam und Missbrauch zu erkennen und abzuwehren. Anbieter ist Cloudflare, Inc., 101 Townsend St, San Francisco, CA 94107, USA.

Turnstile verarbeitet hierfür technische Sicherheitsmerkmale wie IP-Adresse, User-Agent, TLS-, Browser- und Geräteinformationen sowie Sitekey und Herkunft der Anfrage und erzeugt ein Prüftoken. Nach Angaben von Cloudflare werden die Inhalte der Registrierungsfelder durch Turnstile nicht ausgelesen, gespeichert oder übertragen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz der Registrierung und der Plattform vor automatisiertem Missbrauch. Turnstile wird als erforderliche Sicherheitsmaßnahme unabhängig von optionalen Analyse- oder Marketing-Einwilligungen eingesetzt. Eine Verarbeitung in den USA kann nicht ausgeschlossen werden. Weitere Informationen findest du im Turnstile-Datenschutznachtrag von Cloudflare.

8. Öffentliche Buchungsseiten und Termine

Bei einer Terminbuchung können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gewählte Leistung, Mitarbeiter, Terminzeit, Buchungsstatus und eine freiwillige Notiz verarbeitet werden. Für Verwaltung, Änderung oder Stornierung werden außerdem Buchungs- und Sicherheitskennungen verwendet.

Abhängig von der Einstellung des jeweiligen Betriebs kann die Buchung über ein registriertes Endkundenkonto oder ohne Kundenkonto als Gast erfolgen. Bei einer Gastbuchung wird kein Benutzerkonto angelegt. Der persönliche Verwaltungslink dient als Sicherheitskennung für den Zugriff auf den einzelnen Termin und wird an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet.

Der jeweilige Betrieb entscheidet über Zweck und Umfang der Verarbeitung im Zusammenhang mit seiner Dienstleistung. ZekaBooking verarbeitet diese Daten zur technischen Bereitstellung der Buchung im Auftrag des Betriebs. Fragen zur Behandlung, Leistung oder betrieblichen Aufbewahrung richtest du daher vorrangig an den auf der Buchungsseite genannten Betrieb.

9. E-Mail-Versand

ZekaBooking versendet unter anderem Verifizierungs-, Sicherheits-, Termin-, Erinnerungs-, Stornierungs-, Vertrags- und Rechnungs-E-Mails. Dabei werden Empfängeradresse, Nachrichtentyp, Versandzeitpunkt und technischer Versandstatus verarbeitet. Inhalt und Empfänger hängen vom jeweiligen Vorgang ab.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, soweit der Versand für Konto, Termin oder Vertrag erforderlich ist, und Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO für Sicherheits- und Zustellnachweise. Freiwillige Werbung per E-Mail erfolgt nur auf einer gesonderten Rechtsgrundlage.

10. Cookies und Einwilligungsverwaltung

Notwendige Cookies und vergleichbare Speicherungen dienen insbesondere Sitzung, Anmeldung, CSRF-Schutz, Sicherheit und Speicherung deiner Cookie-Auswahl. Optionale Dienste werden nur geladen, wenn du im Cookie-Dialog in die entsprechende Kategorie eingewilligt hast.

Die Rechtsgrundlage für Zugriffe auf die Endeinrichtung richtet sich nach § 25 TDDDG. Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, gelten zusätzlich die Rechtsgrundlagen der DSGVO. Einzelheiten stehen in den Cookie-Informationen.

11. Google Analytics 4

Auf ausgewählten öffentlichen Seiten kann Google Analytics 4 eingesetzt werden. Anbieter ist Google Ireland Limited, Dublin, Irland. Google Analytics hilft uns zu verstehen, wie diese Seiten genutzt werden.

Der Dienst wird erst geladen, wenn du der Kategorie „Analyse & Statistik“ zugestimmt hast. Dabei können insbesondere Seitenaufrufe, ungefähre Standortinformationen, Browser- und Geräteangaben, Sitzungsdaten und Interaktionen verarbeitet werden. Wir übermitteln keine Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Buchungsnummern oder Terminnotizen als Analytics-Ereignisparameter.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG. Du kannst die Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen. Weitere Informationen findest du in der Datenschutzerklärung von Google.

12. Meta Pixel

Auf der Startseite, der Preisseite und der Geschäftskundenregistrierung kann der Meta Pixel eingesetzt werden. Anbieter für Nutzerinnen und Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist Meta Platforms Ireland Limited, Dublin, Irland.

Der Meta Pixel wird erst geladen, wenn du der Kategorie „Marketing“ zugestimmt hast. Er dient der Messung von Werbekampagnen und kann insbesondere einen Seitenaufruf sowie eine nach erfolgreicher serverseitiger Verarbeitung abgeschlossene Geschäftskundenregistrierung erfassen.

Dabei können insbesondere URL, Zeitpunkt, Browser- und Geräteinformationen, IP-Adresse, Pixel-ID, Kampagnenkennungen und Meta-Cookies wie _fbp oder _fbc verarbeitet werden. Wir übermitteln keine Inhalte der Registrierungsfelder, keine E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Geschäftsanschrift als Pixel-Ereignisparameter.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG. Du kannst die Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen. Weitere Informationen findest du in der Datenschutzrichtlinie von Meta und der Cookie-Richtlinie von Meta.

13. WhatsApp Business Platform und Meta Embedded Signup

Geschäftskunden können optional ihren eigenen WhatsApp Business Account über den von Meta bereitgestellten Embedded Signup mit ZekaBooking verbinden. Nach den WhatsApp Business-Bedingungen ist in der Europäischen Region grundsätzlich WhatsApp Ireland Limited die vertragsschließende WhatsApp- Rechtspersönlichkeit. Abhängig vom konkret genutzten Zugangs- und Distributionsweg können zusätzlich Meta Platforms Ireland Limited und weitere Meta-/WhatsApp-Gesellschaften, insbesondere für Meta Embedded Signup und die technische Bereitstellung der WhatsApp Business Solution, beteiligt sein.

Bei der Einrichtung und Verwaltung der Verbindung verarbeiten wir insbesondere die WhatsApp-Business-Account-ID (WABA-ID), die ID und Anzeigenummer der verbundenen Telefonnummer, den von Meta gemeldeten Unternehmens- oder Anzeigenamen, Verbindungs- und Statusinformationen sowie technische Autorisierungsdaten. Access Tokens werden serverseitig verschlüsselt gespeichert und nicht im Betriebsportal offengelegt.

Bei aktivierter WhatsApp-Kommunikation können – abhängig von der jeweils genutzten Funktion – insbesondere Telefonnummer und Name des Empfängers, Unternehmens- und Termininformationen, Nachrichtentyp oder Vorlage, Nachrichteninhalt sowie Versand-, Zustell-, Lese- und Fehlerstatus über die WhatsApp Business Platform verarbeitet werden. Eingehende WhatsApp-Nachrichten können zur Bereitstellung der Inbox-Funktion in ZekaBooking verarbeitet werden. Für die Anzeige und Durchsetzung des monatlichen ZekaBooking-WhatsApp- Kontingents werden technische Versand- und Statusereignisse gezählt; hierfür ist keine inhaltliche Auswertung der Nachricht erforderlich. Das Erreichen des ZekaBooking-Kontingents löst keine automatische Mehrverbrauchsabrechnung aus.

Soweit ZekaBooking Termin- und Kommunikationsdaten von Endkunden nach Weisung eines Geschäftskunden verarbeitet, bleibt der jeweilige Geschäftskunde für Zweck, Rechtsgrundlage und erforderliche Informationen oder Einwilligungen verantwortlich; ZekaBooking verarbeitet diese Daten im Rahmen des vereinbarten Auftragsverarbeitungsverhältnisses. ZekaBooking unterstützt für terminbezogene WhatsApp-Benachrichtigungen eine gesonderte Zustimmung je Betrieb und Telefonnummer.

Der Geschäftskunde kann die WhatsApp-Verbindung im Betriebsportal wieder trennen. Für die WhatsApp Business Platform gelten zusätzlich die jeweils anwendbaren Messaging-, Preis- und Datenverarbeitungsbedingungen des Plattformanbieters. Weitere Informationen findest du in den WhatsApp Business-Bedingungen, den WhatsApp Business-Datenverarbeitungsbedingungen, der Ergänzung für internationale Datenübermittlungen sowie ergänzend in der Datenschutzrichtlinie von Meta.

14. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Daten erhalten nur Stellen, die sie für die genannten Zwecke benötigen. Dazu können Hosting- und Infrastruktur-Dienstleister, E-Mail-Dienstleister, IT-Support, Steuer- und Rechtsberatung sowie gesetzlich berechtigte Behörden gehören. Dienstleister werden, soweit erforderlich, vertraglich als Auftragsverarbeiter gebunden. Bei einer aktivierten WhatsApp-Business- Integration können WhatsApp Ireland Limited, Meta Platforms Ireland Limited und – abhängig vom technischen Bereitstellungsweg – weitere in den anwendbaren WhatsApp-/Meta-Bedingungen benannte Empfänger die für die Bereitstellung der WhatsApp-Kommunikation erforderlichen Daten erhalten.

Bei Google, WhatsApp oder Meta kann eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums nicht vollständig ausgeschlossen werden. Sie erfolgt nach Maßgabe der jeweils anwendbaren gesetzlichen Übermittlungsmechanismen und der vom Anbieter ausgewiesenen Datenschutzgarantien. Für europäische Daten, die WhatsApp Ireland als Auftragsverarbeiter in Drittländer übermittelt, sehen die veröffentlichten WhatsApp-Bedingungen insbesondere anerkannte Übermittlungsmechanismen wie Angemessenheitsbeschlüsse bzw. den EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln vor. Die in den Abschnitten zu Google Analytics und Meta Pixel beschriebenen optionalen Analyse- und Marketingdienste werden nur nach entsprechender Einwilligung aktiviert. Eine vom Geschäftskunden ausdrücklich aktivierte WhatsApp-Business-Integration ist davon zu unterscheiden und dient der Bereitstellung der vom Geschäftskunden gewählten Kommunikationsfunktion.

15. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Maßgeblich sind insbesondere die Dauer eines Kontos oder Vertrags, die Bearbeitung einer Anfrage, der Lebenszyklus eines Termins, Sicherheits- und Nachweisinteressen sowie gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Anschließend werden Daten gelöscht oder – sofern möglich – anonymisiert.

16. Deine Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen hast du insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über deine personenbezogenen Daten,
• Berichtigung unrichtiger Daten,
• Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung,
• Datenübertragbarkeit,
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen,
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft.

Zur Ausübung deiner Rechte kannst du dich an info@zekabooking.com wenden. Bei Daten, für die der jeweilige Betrieb verantwortlich ist, können wir deine Anfrage an diesen Betrieb verweisen oder sie im Rahmen der Auftragsverarbeitung unterstützen.

17. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für unseren Unternehmenssitz ist grundsätzlich die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Funktionen, Datenverarbeitungen oder rechtliche Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter /datenschutz abrufbar.